Grenzgänger abrechnen

Grenzgänger sind Arbeitnehmer, die in einem Staat wohnen und in einem angrenzenden Nachbarland tätig sind. Für diese grenzüberschreitenden Arbeitsverhältnisse gelten besondere steuerliche Regelungen im Rahmen von Doppelbesteuerungsabkommen.

Bei solchen Auslandssachverhalten müssen die entsprechenden Nachweise mit der Einkommensteuererklärung eingereicht werden, da hierfür eine Belegvorlagepflicht bestehen.

Definition Grenzgänger

Charakteristisch ist es so, dass Grenzgänger regelmäßig an ihren Wohnsitz zurückkehren. Typische Beispiele sind Beschäftigte, die von Deutschland aus in die Schweiz, nach Frankreich, Österreich oder Luxemburg pendeln.

Für Grenzgänger gelten besondere steuerliche und sozialversicherungsrechtliche Vorgaben, die in den jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen (DBA) zwischen Deutschland und den Nachbarstaaten geregelt sind. Ziel dieser Abkommen ist es, eine doppelte Besteuerung des Arbeitslohns zu vermeiden. So wird eindeutig festgehalten, welchem Staat das Besteuerungsrecht zusteht.

Grundsätzlich erfolgt die Besteuerung nach dem Tätigkeitsstaatprinzip. Entsprechend in dem Land, in dem die berufliche Tätigkeit ausgeübt wird. Für einige Staaten bestehen jedoch spezielle Grenzgängerregelungen, durch die die Besteuerung ganz oder teilweise dem Wohnsitzstaat zugeordnet werden kann.

Besondere Anforderungen gelten unter anderem für Frankreich und Österreich. Hier müssen Wohnort und Arbeitsort innerhalb festgelegter Grenzzonen liegen, damit der Grenzgängerstatus anerkannt wird. In Frankreich beträgt die Grenzzone maximal 20 Kilometer zur Grenze, in Österreich 30 Kilometer Luftlinie. Für andere Nachbarländer bestehen in der Regel keine vergleichbaren Grenzzonenregelungen.

Die steuerliche Behandlung von Grenzgängern erfordert eine genaue Prüfung der jeweiligen DBA Vorschriften sowie der individuellen Arbeits- und Wohnsituation.

Grenzgänger abrechnen

Grenzgänger aus Frankreich, der Schweiz und Belgien unterliegen unterschiedlichen steuerlichen Regelungen im Rahmen der jeweiligen Doppelbesteuerungsabkommen. Französische Grenzgänger können bei Vorlage einer gültigen Freistellungsbescheinigung steuerfrei in Deutschland abgerechnet werden. Während die Sozialversicherungspflicht weiterhin nach deutschem Recht besteht. Die Besteuerung erfolgt grundsätzlich im Wohnsitzstaat, sofern die Tätigkeit innerhalb der festgelegten Grenzzonen ausgeübt wird.

Schweizer Grenzgänger hingegen bleiben in Deutschland lohnsteuerpflichtig, wobei der Arbeitgeber eine pauschale Abzugsteuer von 4,5 % einbehält. Kirchensteuer und Solidaritätszuschlag entfallen dabei. Entscheidend ist die regelmäßige Rückkehr an den Wohnsitz, eine feste Kilometergrenze existiert nicht.

Belgische Grenzgänger unterliegen seit 2004 der deutschen Besteuerung. Sie erhalten jedoch eine Steuerermäßigung von 8 %, um eine zusätzliche kommunale Belastung in Belgien auszugleichen. Auch hier entfällt die Kirchensteuer.

In allen Fällen erfolgt die sozialversicherungsrechtliche Behandlung grundsätzlich nach dem Territorialprinzip des Beschäftigungsorts. Für die korrekte Abrechnung müssen in der Lohnsoftware bestimmte Einstellungen zu Steuerklasse, Grenzgängerstatus und Gültigkeitszeitraum vorgenommen werden. Regelmäßige Entgeltbestandteile werden als laufender Bezug abgerechnet und entsprechend hinterlegt. Zudem wird bei Beendigung des Arbeitsverhältnisses oder am Jahresende automatisch eine Lohnsteuerbescheinigung erstellt.

Seit 2023 muss bei tageweiser steuerlicher Behandlung in Deutschland die Steuer auf Tagesbasis berechnet werden. Dafür sind die tatsächlich in Deutschland steuerpflichtigen Arbeitstage gesondert zu erfassen. Durch die Anwendung der Tageslohnsteuertabelle kann sich die Steuerbelastung erhöhen.

Ab 2026 entfällt außerdem die Mindestvorsorgepauschale. Dadurch werden Beiträge zu ausländischen Kranken-, Pflege-, Renten- oder Arbeitslosenversicherungen nicht mehr automatisch beim laufenden Lohnsteuerabzug berücksichtigt, sofern keine elektronische Meldung an die deutsche Finanzverwaltung erfolgt. Betroffene Grenzgänger sollten deshalb beim zuständigen Finanzamt einen Freibetrag beantragen. So können die ausländischen Sozialversicherungsbeiträge bereits im monatlichen Lohnsteuerabzug berücksichtigt werden. Ohne entsprechenden Antrag erfolgt die steuerliche Entlastung erst im Rahmen der Einkommensteuererklärung.

Lohnsteuer berechnen

Für die Berechnung der Lohnsteuer gelten dieselben allgemeinen steuerlichen Vorschriften wie für Arbeitnehmer mit Wohnsitz im Inland. Steuerbefreiungen und steuerliche Begünstigungen, beispielsweise für Zulagen, Überstundenvergütungen sowie Urlaubs- und Weihnachtsgeld, können ebenfalls berücksichtigt werden. Die Besteuerung erfolgt nach dem geltenden Lohnsteuertarif. Dabei werden der Verkehrsabsetzbetrag sowie gegebenenfalls ein Pendlerpauschale und der Pendlereuro berücksichtigt.

Auch hinsichtlich der Lohnnebenkosten gelten die allgemeinen gesetzlichen Regelungen. Daher sind vom Bruttoarbeitslohn grundsätzlich der Dienstgeberbeitrag zum Familienlastenausgleichsfonds, der Zuschlag zum Dienstgeberbeitrag sowie die Kommunalsteuer zu entrichten. Für die Entgeltabrechnung ist ein Lohnkonto nach den allgemeinen Vorschriften zu führen. Nach Ablauf des Kalenderjahres oder bei Beendigung des Dienstverhältnisses muss zudem ein Lohnzettel erstellt werden. Dieser wird in der Regel elektronisch über ELDA übermittelt. Hierfür ist die vorgesehene Lohnzettelart für beschränkt oder unbeschränkt Steuerpflichtige zu verwenden.

Sollten Sie Fragen in Bezug auf die Abrechnung Ihrer Grenzgänger haben,kontaktieren Sie uns gerne.