Die Lohnabrechnung für Arbeitgeber: Rechten & Pflichten!

Arbeitgeber sind dazu verpflichtet, ihren Mitarbeitenden nach jeder Gehaltszahlung eine nachvollziehbare Lohnabrechnung zur Verfügung zu stellen. Diese enthält eine detaillierte Aufschlüsselung des Brutto- und Nettolohns sowie aller einbehaltenen Steuern und Sozialabgaben. Gleichzeitig dokumentiert sie, welche Beträge an Finanzbehörden und Sozialversicherungsträger abgeführt wurden.

Die Lohnabrechnung ist nicht nur eine Information, sondern dient auch als rechtlicher Nachweis für die Umsetzung steuer- und sozialversicherungsrechtlicher Pflichten.

Lohnabrechnung: Pflichten für Arbeitgeber

Arbeitgeber sind verpflichtet, ihren Arbeitnehmer:innen nach jeder Entgeltzahlung eine Lohn- oder Gehaltsabrechnung zur Verfügung zu stellen. Die Erstellung der Abrechnung kann dabei auch an einen externen Dienstleister ausgelagert werden.

Lohnabrechnungen dienen nicht nur der Kontrolle für Arbeitnehmer:innen, sondern werden häufig auch als Einkommensnachweis gegenüber Banken, Vermietern oder anderen Vertragspartnern benötigt. Daher ist es wichtig, diese Unterlagen sorgfältig aufzubewahren. Bleibt eine Lohnabrechnung aus oder enthält sie Fehler, ist dein Arbeitnehmer berechtigt, dich zur Nachreichung oder Korrektur aufzufordern. Eine frühzeitige Prüfung ist dabei entscheidend, um finanzielle Nachteile zu vermeiden.

Kommt es zu Abweichungen bei der Entgelthöhe, sind sowohl Unter- als auch Überzahlungen rechtlich relevant. Dein Arbeitnehmer hat Anspruch auf eine Korrektur und Nachzahlung, wenn sein Entgelt zu niedrig ausgefallen ist. Als Arbeitgeber bist du berechtigt, zu viel gezahlte Beträge zurückzufordern. Dies gilt insbesondere für fehlerhaft abgeführte Steuern und Sozialversicherungsbeiträge. Hierbei musst du die gesetzlichen Fristen beachten. Eine transparente und rechtzeitige Klärung schützt beide Seiten vor weiteren rechtlichen und finanziellen Konsequenzen.

Lohnabrechnung in Papierform

Die Zustellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen verursacht oft sowohl organisatorischen als auch finanziellen Aufwand. Insbesondere der Versand in Papierform ist mit Kosten verbunden. Daher bevorzugen immer mehr Arbeitgeber die digitale Lohnabrechnung. Doch haben deine Arbeitnehmer:innen Anspruch auf eine Gehaltsabrechnung in Papierform?

Als Arbeitgeber bist du dazu verpflichtet, deinen Arbeitnehmern die Lohnabrechnung in Textform zur Verfügung zu stellen. Dabei wird gesetzlich keine Übermittlungsart vorgeschrieben. Dafür sind eine gedruckte und eine digitale Lohnabrechnung geeignet. Wichtige Kriterien sind hierbei, dass die Lohnabrechnung lesbar ist, den Aussteller erkennen lässt und dauerhaft bereitgestellt wird. Ein dauerhafter Datenträger liegt vor, wenn die Abrechnung so gespeichert wird, dass sie über einen längeren Zeitraum zugänglich bleibt. Außerdem muss sie unverändert wiedergegeben werden können.

Neben der Form der Lohnabrechnung ist auch die Zugangsmöglichkeit entscheidend. Denn deine Arbeitnehmer:innen müssen auf ihre Lohnabrechnungen zugreifen können. Für die elektronische Zustellung ist erforderlich, dass deine Beschäftigten der digitalen Übermittlung zugestimmt haben und Zugriff auf ihre Abrechnungen haben.

Ohne die entsprechende Zustimmung deiner Arbeitnehmer:innen kannst du deine Pflichten zur digitalen Lohnabrechnung nicht erfüllen. In diesen Fällen musst du die Lohnabrechnung auf einem anderen Weg zur Verfügung stellen. Aufgrund dessen sollten klare Regelungen zur digitalen Lohnabrechnung gelten, sodass alle Mitarbeiter Zugriff auf ihre Abrechnungen haben.

Bin ich als Arbeitgeber verpflichtet, die Lohnabrechnung zuzusenden?

Als Arbeitgeber bist du nur zur Erstellung der Lohnabrechnungen verpflichtet. Eine Zusendung ist nicht erforderlich. Rechtlich besteht für dich als Arbeitgeber keine Bringschuld. Vielmehr müssen deine Arbeitnehmer:innen diese bei dir abrufen oder entgegennehmen. Eine gesetzliche Verpflichtung zur postalischen oder elektronischen Übersendung der Abrechnungen besteht nicht. Allerdings bist du als Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Lohnabrechnung gemäß den gesetzlichen Vorgaben aufzubewahren.

Lohnabrechnung: Fristen für Arbeitgeber

Als Arbeitgeber bist du für die pünktliche Auszahlung des Gehalts verantwortlich. Dabei müssen verschiedene gesetzliche Fristen eingehalten werden. Für deine Arbeitnehmer:innen ist primär entscheidend, dass der vereinbarte Zahltag eingehalten wird. Für dich als  Arbeitgeber sind insbesondere die Termine im Zusammenhang mit der Lohnsteuer sowie den Sozialversicherungsbeiträgen wichtig.

Die Lohnsteuer muss innerhalb einer gesetzlich festgelegten Frist an das Finanzamt abgeführt werden. Maßgeblich ist hierbei der sogenannte Anmeldungszeitraum, der sich nach der Höhe der im Vorjahr abgeführten Lohnsteuer richtet. In der Regel erfolgt die Lohnsteueranmeldung monatlich. Bei geringeren Steuerbeträgen können jedoch auch vierteljährliche oder jährliche Meldezeiträume vorgesehen sein. Die Lohnsteuer muss spätestens bis zum zehnten Tag nach Ablauf des jeweiligen Abrechnungszeitraums an das Finanzamt gezahlt werden. Erfolgt die Zahlung zu spät, können Säumniszuschläge und weitere rechtliche Folgen entstehen.

Für die Sozialversicherungsbeiträge gelten abweichende Regelungen. Denn diese sind im Voraus zu melden und zu zahlen. Grundlage ist dabei eine Schätzung der voraussichtlichen Beitragshöhe für den jeweiligen Abrechnungsmonat. Die entsprechenden Beitragsnachweise müssen der zuständigen Krankenkasse bereits einige Tage vor Monatsende vorliegen. Bei einer Fristversäumnis dürfen die Krankenkassen die Beitragshöhe schätzen. Die tatsächliche Zahlung der Sozialversicherungsbeiträge muss dennoch spätestens bis zum Ende des Entstehungsmonats erfolgen.

Bei der Erstellung der Lohnabrechnung solltest du regionale Feiertage berücksichtigen, denn durch diese können sich Abgabe- und Zahlungstermine verschieben. Da Feiertage nicht bundesweit einheitlich geregelt sind, können sich je nach Standort unterschiedliche Fristen ergeben. Eine sorgfältige Terminplanung ist daher für dich unerlässlich, um Verzögerungen, Nachzahlungen oder rechtliche Nachteile zu vermeiden. Zusätzlich sind Lohnunterlagen je nach Art für mehrere Jahre aufzubewahren.