Reisekostenabrechnung: Vorsteuerabzug & Pflichtangaben

Reisekostenabrechnungen erfordern eine gründliche Prüfung sowie eine korrekte buchhalterische Erfassung. In Bezug auf den Jahresabschluss ist insbesondere darauf zu achten, dass alle erforderlichen Angaben vollständig sind. Welche Punkte bei den Reisekosten zu berücksichtigen sind, erklären wir hier in unserem Blogbeitrag.

Vorsteuerabzug bei Reisekosten

Der Vorsteuerabzug bei Reisekosten ist grundsätzlich möglich, sofern die allgemeinen Voraussetzungen erfüllt sind. Dies betrifft zum einen Verpflegungs- und Übernachtungskosten vom Unternehmen und zum anderen entsprechende Aufwendungen für Mitarbeitende. Voraussetzung ist, dass alle relevanten Nachweise ordnungsgemäß vorliegen und die Kosten eindeutig betrieblich veranlasst sind.

Übernachtungs-, Verpflegungs- und Fahrtkosten

Der Vorsteuerabzug bei Reisekosten spielt eine wichtige Rolle in der Unternehmensbuchhaltung. Er kann unter bestimmten Voraussetzungen steuerliche Vorteile bieten. Bei Übernachtungskosten im Rahmen von Geschäftsreisen oder beruflich veranlassten Auswärtstätigkeiten kann die enthaltene Umsatzsteuer als Vorsteuer geltend gemacht werden. Voraussetzung dafür ist, dass die entsprechende Rechnung korrekt ausgestellt wurde und den Unternehmensnamen enthält. Dies gilt grundsätzlich auch für kleinere Rechnungsbeträge. Eine Ausnahme bilden Kleinbetragsrechnungen, bei denen kein Leistungsempfänger angegeben sein muss, sodass der Vorsteuerabzug dennoch möglich bleibt.

Auch bei Verpflegungskosten im Rahmen von Geschäftsreisen ist der Vorsteuerabzug grundsätzlich zulässig. Sofern ordnungsgemäße Rechnungen mit ausgewiesener Umsatzsteuer vorliegen. Wichtig ist hierbei, dass die Belege entweder direkt auf das Unternehmen ausgestellt sind oder die Anforderungen an Kleinbetragsrechnungen erfüllen. Eine Begrenzung des Vorsteuerabzugs existiert nicht, sodass die ausgewiesene Umsatzsteuer vollständig berücksichtigt werden kann. Anders verhält es sich, wenn ein Arbeitgeber seinen Mitarbeitenden lediglich Verpflegungsmehraufwendungen erstattet. In solchen Fällen ist kein Vorsteuerabzug möglich, da der Arbeitgeber nicht selbst Leistungsempfänger ist. Nur wenn die Verpflegungsleistung direkt vom Unternehmen bezogen und bezahlt wird, kann ein Vorsteuerabzug erfolgen.

Wenn Fahrtkosten entstehen, bei denen Mitarbeitende ihr eigenes Auto genutzt haben, ist ein Vorsteuerabzug ebenfalls möglich. Vorausgesetzt, das Unternehmen gilt als Leistungsempfänger und es gibt eine korrekte Rechnung. Werden jedoch pauschale Erstattungen an Mitarbeitende gezahlt, entfällt die Möglichkeit des Vorsteuerabzugs. Eine sorgfältige Prüfung der Belege und Abrechnungsmodalitäten ist daher entscheidend, um steuerliche Vorteile nutzen zu können und Fehler zu vermeiden.

Pflichtangaben einer Reisekostenabrechnung

Eine ordnungsgemäße Reisekostenabrechnung ist ein zentraler Bestandteil der Buchhaltung. Alle erforderlichen Pflichtangaben sollten vollständig und nachvollziehbar enthalten sein. Zu den wichtigsten Informationen zählt zunächst der Name der reisenden Person. So kann die Abrechnung eindeutig zugeordnet werden. Weitere Pflichtangaben der Reisekostenabrechnung sind Angaben zur Reise selbst, darunter der Zeitraum, die Dauer und der Start- und Zielort. Diese Daten bilden die Grundlage für die steuerliche Bewertung und die korrekte Verbuchung der Reisekosten. Darüber hinaus muss der Zweck der Reise klar beschrieben werden, um den beruflichen Anlass eindeutig nachzuweisen.

Wenn für die Reise private oder betriebliche Fahrzeuge genutzt wurden, sollten die gefahrenen Kilometer genau aufgezeichnet werden. Diese Angaben werden benötigt, um die Fahrtkosten korrekt zu berechnen. Ein weiterer wichtiger Punkt ist die Bemessungsgrundlage für den Vorsteuerabzug, die eine korrekte steuerliche Behandlung sicherstellt und insbesondere für Unternehmen von großer Bedeutung ist. Neben diesen Pflichtangaben spielt auch die lückenlose Dokumentation durch Belege eine wesentliche Rolle.

Zu den erforderlichen Nachweisen gehören unter anderem Tankquittungen, Fahrkarten, Belege für Übernachtungen sowie Nachweise über Telefonkosten. Auch pauschale Verpflegungskosten sollten entsprechend erfasst werden. Falls während der Reise geschäftliche Bewirtungen stattgefunden haben, sind diese gesondert zu dokumentieren.

Selbst kleinere Ausgaben wie Trinkgelder sollten durch Eigenbelege festgehalten werden, um eine vollständige und prüfungssichere Reisekostenabrechnung zu gewährleisten.

Dabei kann die digitale Reisekostenabrechnung helfen. Erfahren Sie hier, wie Sie mit wenigen Klicks Reisen anlegen, die erforderlichen Belege hochladen und Ihre Reisekostenabrechnung vollständig erstellen und einreichen.