Sozialversicherungsbeiträge in der Entgeltabrechnung

Das deutsche Sozialversicherungssystem ist ein gesetzliches Pflichtversicherungssystem. Es sorgt dafür, dass Menschen in Lebensrisikosituationen wie bei Krankheit oder Arbeitslosigkeit abgesichert sind.

Ein wichtiger Bestandteil dabei ist die korrekte Berechnung der Sozialversicherungsbeiträge in der Entgeltabrechnung. Payroll-Experten berücksichtigen Neuerungen, Gesetze und Tarifverträge. In diesem Beitrag behandeln wir die Beitragssätze, Meldepflichten sowie die wichtigsten Abläufe der Abrechnung.

Sozialversicherungspflichtige Beschäftigungen

Die Sozialversicherungspflicht entsteht automatisch. Unabhängig davon, ob eine Anmeldung erfolgt oder Beiträge bereits gezahlt wurden, dabei ist kein gesonderter Vertrag notwendig.

Neben klassischen Arbeitsverhältnissen gibt es auch besondere Beschäftigungsformen mit abweichenden Regelungen. Bei Minijobs führen Arbeitgeber pauschale Beiträge ab, während Beschäftigte meist nur in der Rentenversicherung beitragspflichtig sind. Kurzfristige Beschäftigungen sind unter bestimmten Voraussetzungen komplett von Sozialversicherungsbeiträgen befreit. Im Midijob gelten reduzierte Beiträge bei einem Einkommen innerhalb bestimmter Grenzen. Für Studierende kann das Werkstudentenprivileg greifen, wodurch sie in einigen Bereichen der Sozialversicherung versicherungsfrei sind. Auszubildende hingegen sind grundsätzlich sozialversicherungspflichtig, wobei sich die Beiträge nach ihrem Einkommen richten. Zudem sind die Beiträge zwischen Arbeitnehmer und Arbeitgeber aufgeteilt.

Sozialversicherungsbeiträge in der Entgeltabrechnung: Zahlungen & Grenzen

Zuständig für den Einzug der Sozialversicherungsbeiträge ist meistens die Krankenkasse der beschäftigten Person. In der gesetzlichen Krankenversicherung gibt es unterschiedliche Beitragssätze. Neben einem allgemeinen Beitragssatz existiert ein ermäßigter Satz für Personen, die keinen Anspruch auf Krankengeld haben. Zusätzlich wird ein sogenannter Zusatzbeitrag erhoben. Dieser wird entweder durchschnittlich festgelegt oder individuell von jeder Krankenkasse bestimmt.

Wichtig bei der Berechnung der Beiträge sind die Beitragsbemessungsgrenzen. Sie legen fest, bis zu welcher Einkommenshöhe Beiträge berechnet werden. Verdient eine Person mehr als diese Grenze, bleibt der darüber hinausgehende Teil des Einkommens beitragsfrei. Dadurch sind die Sozialversicherungsbeiträge nach oben hin begrenzt. Die Höhe der Grenzen unterscheidet sich jährlich und wird regelmäßig angepasst.

Ein weiterer wichtiger Wert ist die Jahresarbeitsentgeltgrenze. Sie entscheidet darüber, ob eine beschäftigte Person in der gesetzlichen Krankenversicherung versicherungspflichtig ist. Liegt das regelmäßige Einkommen über dieser Grenze, kann in eine private Krankenversicherung gewechselt werden.

Meldepflichten der Sozialversicherung

Im Zusammenhang mit der Sozialversicherung bestehen für Arbeitgeber zahlreiche Meldepflichten. Bei grundlegenden Änderungen muss eine entsprechende Meldung an die zuständige Krankenkasse erfolgen. Das betrifft beispielsweise den Beginn oder das Ende eines Arbeitsverhältnisses, Änderungen in der Beitragspflicht oder auch Unterbrechungen der Beschäftigung. Auch ein Krankenkassenwechsel, Einmalzahlungen oder besondere Beschäftigungsformen können Meldepflichten auslösen.

Eine besondere Rolle spielt die sogenannte Sofortmeldung. Sie dient der Bekämpfung von Schwarzarbeit. In Branchen mit erhöhtem Risiko für illegale Beschäftigung, wie dem Baugewerbe, oder der Gastronomie, ist diese vorgeschrieben. Hier muss die Meldung bereits vor Arbeitsbeginn oder spätestens mit Aufnahme der Tätigkeit erfolgen. Die Übermittlung erfolgt ausschließlich elektronisch über entsprechende Abrechnungssysteme.

Für alle Meldungen gelten klare Fristen, die unbedingt eingehalten werden müssen. Wird eine sozialversicherungspflichtige Beschäftigung aufgenommen, erfolgt die Anmeldung in der Regel mit der ersten Entgeltabrechnung. Spätestens innerhalb von sechs Wochen müssen Anmeldungen oder Abmeldungen von Arbeitsverhältnissen erfolgen. Darüber hinaus gibt es eine jährliche Meldung für alle Beschäftigten, die über den Jahreswechsel hinaus tätig sind. Diese muss bis spätestens Mitte Februar des Folgejahres abgegeben werden.

Auch bei Unterbrechungen der Beschäftigung gelten feste Fristen. Dauert eine Unterbrechung ohne Entgeltzahlung länger als einen Monat, muss innerhalb von zwei Wochen nach Ablauf dieses Monats eine entsprechende Meldung erfolgen. Änderungen persönlicher Daten wie Name oder Anschrift werden ebenfalls im Rahmen der nächsten Abrechnung gemeldet.

In der laufenden Entgeltabrechnung werden die Sozialversicherungsbeiträge für jede beschäftigte Person monatlich individuell berechnet. Dabei werden das erzielte Entgelt, die Anzahl der Versicherungstage und die jeweils gültigen Beitragssätze berücksichtigt. Die berechneten Werte werden im Entgeltkonto dokumentiert und anschließend nach Krankenkassen gebündelt. Auf dieser Grundlage werden die Beitragsnachweise erstellt und an die jeweiligen Einzugsstellen übermittelt.

Gleichzeitig gilt es im Rahmen jeder Abrechnung zu prüfen, ob meldepflichtige Ereignisse vorliegen. Falls dies der Fall ist, müssen die entsprechenden Meldungen rechtzeitig erstellt und elektronisch übermittelt werden.

Hinweise für Sozialversicherungsbeiträge in der Entgeltabrechnung

Bei der Abwicklung von Sozialversicherungsbeiträgen in der Entgeltabrechnung müssen geltende Fristen eingehalten werden. Der Beitragsnachweis muss rechtzeitig bei der zuständigen Krankenkasse eingehen. Spätestens zu Beginn des fünftletzten Bankarbeitstags eines Monats. Ebenso entscheidend ist die fristgerechte Zahlung der Beiträge. Maßgeblich ist hierbei der Tag, an dem das Geld tatsächlich auf dem Konto der Einzugsstelle gutgeschrieben wird. Diese Wertstellung muss spätestens am drittletzten Bankarbeitstag des Monats erfolgen. Vorsicht ist geboten bei regional unterschiedlichen Feiertagen. Da sich die maßgeblichen Fristen immer nach dem Sitz der jeweiligen Krankenkasse richten. Für Hilfe bei der Entgeltabrechnung informieren Sie sich hier.