Digitalisierung: Verpflichtung zur Führung elektronischer Entgeltunterlagen

Elektronische Lohnunterlagen: Arbeitgeber müssen sich digitalisieren

Ein neues Gesetz verpflichtet Arbeitgeber, ihre Entgeltunterlagen ab 2027 in elektronischer Form zu führen. Damit soll die Verwaltung moderner und effizienter werden. Derzeit haben Betriebe noch eine Übergangsfrist – bis Ende 2026 können sie sich von der Pflicht befreien lassen.

Was ändert sich konkret?

Arbeitgeber müssen ergänzende Unterlagen zu den Entgeltabrechnungen künftig digital speichern und verwalten. Das betrifft beispielsweise Nachweise über Arbeitszeiten, Zuschläge oder Boni. Papierform ist dann nicht mehr ausreichend – die digitale Dokumentation wird zur Pflicht.

Die Übergangsregelung gewährt Betrieben bis zum 31. Dezember 2026 Zeit für die Umstellung. In dieser Phase können Arbeitgeber noch einen Befreiungsantrag stellen. Ab 2027 gibt es keine Ausnahmen mehr – dann müssen alle Unternehmen die elektronische Führung nachweisen.

Praktische Auswirkungen

Für Arbeitgeber: Betriebe müssen ihre Abrechnungssysteme überprüfen und gegebenenfalls auf digitale Lösungen umstellen. Besonders kleinere Unternehmen sollten die Frist nutzen, um ihre IT-Infrastruktur anzupassen.

Für Arbeitnehmer: Die digitale Verwaltung ermöglicht schnellere und transparentere Abrechnungsprozesse. Anfragen zu Lohnzahlungen können leichter nachvollzogen werden. Der Datenschutz muss dabei gewährleistet bleiben.

Für Behörden: Finanzamt und Sozialversicherungsträger können Prüfungen effizienter durchführen, da die Daten elektronisch verfügbar sind.

Gültig ab: Übergangsfrist bis 31. Dezember 2026; verpflichtend ab 1. Januar 2027