Spesenabrechnung

Spesenabrechnung – das Wichtigste in Kürze:

• Aufstellung beruflich veranlasster Ausgaben
• Dient der Dokumentation und Erstattung von Kosten
• Häufig werden Ausgaben zunächst privat von Mitarbeitenden bezahlt
• Der Arbeitgeber prüft und erstattet die anerkannten Kosten
• Grundlage sind interne Unternehmensregeln und steuerliche Vorgaben
• Private Ausgaben gehören nicht in die Spesenabrechnung

Inhalt

1. Welche Kosten gehören in eine Spesenabrechnung?
2. Wer kann Spesen abrechnen?
3. Welche Belege brauche ich für die Spesenabrechnung?
4. Was gilt bei der Verpflegung und was sind Spesen/Auslagen?
5. Kurz erklärt

Welche Kosten gehören in eine Spesenabrechnung?

Zu den typischen Spesen gehören

• Fahrtkosten mit Bahn, Flugzeug, Taxi, Bus oder Mietwagen
• Kosten für ein Hotel oder eine andere Unterkunft
• Verpflegungskosten und Verpflegungspauschalen
• Parkgebühren und Mautgebühren
• Kosten für berufliche Telefonate und Internetzugang
• notwendige Arbeitsmaterialien und Porto
• Teilnahmegebühren für Messen, Konferenzen und Tagungen

Welche Kosten erstattet werden, hängt von den Vorgaben deines Arbeitgebers und den steuerlichen Regeln ab.

Wer kann Spesen abrechnen?

Arbeitnehmer können eine Spesenabrechnung einreichen, wenn sie beruflich bedingte Kosten selbst getragen haben. Das betrifft zum Beispiel Beschäftigte im Außendienst, Führungskräfte und Personen auf Geschäftsreise.

Selbstständige und Freiberufler erfassen berufliche Ausgaben normalerweise als betriebliche Aufwendungen. Sie reichen keine klassische Spesenabrechnung bei einem Arbeitgeber ein.

Eine Spesenabrechnung enthält normalerweise

• Name der abrechnenden Person
• Zeitraum und Anlass der Reise
• Reiseort und Reisedaten
• Beginn und Ende der beruflichen Abwesenheit
• einzelne Ausgaben mit Datum und Betrag
• verwendete Verkehrsmittel
• Angaben zu gestellten Mahlzeiten
• passende Rechnungen, Quittungen oder andere Belege

Bei Fahrten mit dem privaten Pkw wird zusätzlich die gefahrene Strecke dokumentiert. Bei Geschäftsessen können der Anlass und die teilnehmenden Personen erforderlich sein.

Welche Belege brauche ich für die Spesenabrechnung?

Für tatsächlich entstandene Kosten brauchst du meistens eine Rechnung oder Quittung. Der Beleg sollte möglichst das Datum, den Ort, den Betrag und die Art der Ausgabe ausweisen.

Bewahre alle Belege vollständig und lesbar auf. Reiche sie zusammen mit der Spesenabrechnung ein, wenn dein Unternehmen dies verlangt. Das machst Du wie folgt:  Du sammelst zuerst alle Belege und notierst die wichtigsten Angaben zu deinen Ausgaben. Danach trägst du die Kosten in das Formular oder in das digitale Abrechnungssystem deines Unternehmens ein.

Anschließend reichst du die Spesenabrechnung innerhalb der geltenden Frist ein. Die zuständige Stelle prüft die Angaben und erstattet die anerkannten Kosten nach der Freigabe.

Was gilt bei der Verpflegung und was sind Spesen/ Auslagen?

Für beruflich bedingte Verpflegungsmehraufwendungen gelten in Deutschland gesetzliche Pauschalen. Die Höhe richtet sich vor allem nach der Dauer deiner Abwesenheit. Für Anreisetage und Abreisetage bei mehrtägigen Geschäftsreisen gelten besondere Regeln.

Wenn dein Arbeitgeber oder ein Geschäftspartner Mahlzeiten bezahlt, kann sich die Verpflegungspauschale verringern. Die jeweils geltenden Beträge und Voraussetzungen solltest du vor der Abrechnung prüfen.

Spesen sind berufliche Kosten, die besonders im Zusammenhang mit einer Geschäftsreise oder einer auswärtigen Tätigkeit entstehen. Auslagen sind allgemein Kosten, die du im Auftrag deines Arbeitgebers zunächst selbst bezahlst.

Im Alltag werden beide Begriffe häufig ähnlich verwendet.

Kurz erklärt

Eine Spesenabrechnung dokumentiert berufliche Ausgaben und bildet die Grundlage für ihre Erstattung. Sie umfasst vor allem Fahrtkosten, Übernachtungskosten, Verpflegungskosten und weitere notwendige Ausgaben.

Damit dein Arbeitgeber die Abrechnung schnell prüfen kann, trägst du alle Kosten vollständig ein und fügst die erforderlichen Belege bei.