Die Reisekostenpauschalen für Dienstreisen innerhalb von Deutschland haben sich nicht verändert. Entsprechend erhältst du für deine Dienstreise dieselben Pauschalen wie bisher. Für Reisen ins Ausland gibt es jedoch vereinzelt Anpassungen, die sich aus den Preisentwicklungen vor Ort ergeben.
Wichtig für dich zu wissen ist, dass nicht jeder Arbeitgeber automatisch dazu verpflichtet ist, Spesen zu zahlen. Sollte keine einheitliche Regelung gelten, kannst du als Arbeitnehmer die entstandenen Kosten in deiner Einkommensteuererklärung als Werbungskosten absetzen.
Reisekostenpauschale: Das Wichtigste im Überblick
Die Verpflegungspauschalen für Deutschland sind klar geregelt. Für Reisen, die zwischen acht und 24 Stunden dauern, kannst du als Arbeitnehmer 14 Euro pro Tag als Verpflegungspauschale ansetzen. Überschreitet dein Aufenthalt die 24 Stunden, kannst du eine Tagespauschale von 28 Euro ansetzen. Die Pauschale wird allerdings anteilig gekürzt, wenn dir Essen bereits gestellt wird. Beispielsweise, wenn in deinem Hotel Frühstück enthalten ist oder du zum Abendessen eingeladen wirst. Frühstück reduziert die Pauschale um 20 Prozent, während ein Mittag- oder Abendessen jeweils 40 Prozent des Pauschbetrags abzieht. Wenn dein Arbeitgeber dir tatsächlich höhere Verpflegungskosten erstattet, müssen diese zusätzlich versteuert werden, da sie über den steuerfreien Pauschbetrag hinausgehen.
Auch die Übernachtungspauschalen für Deutschland haben sich nicht verändert. Wenn du dienstlich innerhalb Deutschlands unterwegs bist und in einer anderen Stadt übernachtest, kannst du eine Übernachtungspauschale von 20 Euro geltend machen. Höhere Übernachtungskosten können bis zu einem Betrag von 70 Euro erstattet werden. Meistens übernehmen Arbeitgeber die Übernachtungskosten vollständig. Beachte allerdings, dass die Kostenübernahme von Übernachtungskosten nicht automatisch gesetzlich vorgeschrieben ist. In welcher Höhe dein Arbeitgeber die Kosten übernimmt, gilt es vorab zu klären.
Insgesamt bieten die Regelungen eine klare Orientierung für die Reisekostenpauschale im Inland. Bei Auslandsreisen hingegen sollte man sich rechtzeitig über mögliche Anpassungen informieren, da die Reisekostenpauschalen hier von den jeweiligen Preisentwicklungen abhängen. Wenn du die Kosten selbst trägst, solltest du die Belege sorgfältig aufbewahren, um sie später als Werbungskosten steuerlich geltend machen zu können.
Besonderheiten bei Ab- und Anreise mit Grenzübertritt
Bei Ab- und Anreisen mit Grenzübertritt stellt sich oft die Frage, welche Verpflegungspauschale gilt. Entscheidend ist dabei der Aufenthaltsort von dir vor Mitternacht. Beispiel: Du reist morgens von Berlin nach Warschau und kehrst am Abend zurück. Für diese eintägige Auslandsreise nach Polen erhältst du eine kleine Verpflegungspauschale von 23 Euro.
Bei mehrtägigen grenzüberschreitenden Dienstreisen richtet sich die Verpflegungspauschale danach, wo du dich vor Mitternacht befindest. Verbringst du mehrere Tage in Wien und reist anschließend nach Zürich, gilt für jeden Tag die Pauschale des jeweiligen Landes.
Darüber hinaus können die gesetzlichen Reisekostenpauschalen gekürzt werden, wenn dein Arbeitgeber Mahlzeiten bereitstellt. Ein Frühstück reduziert die Pauschale um 20 %, Mittag- oder Abendessen um 40 %. Beispiel: Wirst du in Warschau zum Mittagessen eingeladen, reduziert sich deine große Verpflegungspauschale von 42 Euro auf 25,20 Euro. Die Erstattung erfolgt dann nach deiner Dienstreise.
Warum die Spesen im Ausland variieren
Die Höhe der Spesen ist vom Preisniveau des jeweiligen Reiselandes abhängig. Eine Dienstreise in die Schweiz verursacht beispielsweise grundsätzlich höhere Kosten als ein Aufenthalt in der Türkei. Das Bundesfinanzministerium berücksichtigt diese Unterschiede durch eine detaillierte Auflistung, die für fast jedes Land weltweit spezifische Beträge festlegt. So wird gewährleistet, dass die Pauschalen den lokalen Bedingungen vor Ort gerecht werden.
Die Zusammensetzung der Verpflegungspauschalen
Die Verpflegungspauschale für das Ausland unterteilt sich auch im Jahr 2026 in verschiedene Kategorien. Entscheidend für die Höhe der Erstattung ist die Dauer deines Aufenthalts. Dabei gelten der volle Satz bei 24 Stunden Abwesenheit und ein reduzierter Satz für den An- und Abreisetag. Sollte deine Dienstreise ohne Übernachtung sein, dafür aber mehr als acht Stunden dauern, hast du auch Anspruch auf eine Pauschale. Da sich die Kosten für Lebensmittel weltweit verändert haben, ist ein Blick in die aktuelle Tabelle des jeweiligen Landes unerlässlich.
Besonderheiten bei den Übernachtungskosten im Ausland
Neben dem Essen spielt auch die Übernachtungspauschale eine zentrale Rolle bei der Abrechnung deiner Auslandsreise. Die Beträge sind pro Übernachtung und je nach Land teilweise sogar je nach Stadt gestaffelt. Für dich ist wichtig zu wissen, dass die Pauschalen in der Regel nur dann steuerfrei gezahlt werden, wenn die Kosten nicht direkt von deinem Arbeitgeber übernommen werden.
Fazit: Korrekte Abrechnung der Spesen sicherstellen
Damit deine Reisekostenabrechnung korrekt ist, ist es wichtig, dass du das richtige Zielgebiet auswählst. Da viele Länder unterschiedliche Sätze für verschiedene Städte haben, kann schon der jeweilige Ort einen Unterschied bei der Erstattungssumme machen. Zudem musst du Kürzungen der Pauschale vornehmen, wenn deine Mahlzeiten bereits im Reisepreis inkludiert sind oder von deinem Unternehmen bezahlt werden.
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