Gerade in der Lohnabrechnung ist Vorsicht geboten, denn bei der Entgeltabrechnung geht es größtenteils um personenbezogene Daten. Konkret bedeutet das, dass es um sensible Daten deiner Mitarbeiter:innen geht. Diese müssen nach den aktuell geltenden Regelungen und Gesetzen des Datenschutzes behandelt werden. Wie du den Datenschutz bei den Lohn- und Gehaltsabrechnungen deiner Mitarbeiter:innen einhältst, erfährst du jetzt hier in unserem Ratgeberbeitrag.
Welche Daten fallen unter Datenschutz?
Die DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) ist ein europäisches Gesetz zum Schutz personenbezogener Daten. Sie regelt, wie Informationen über Menschen erhoben, verarbeitet, gespeichert und weitergegeben werden dürfen. Damit von jedem Einzelnen die Privatsphäre geschützt wird.
Personenbezogene Daten sind dabei alle Informationen, die sich auf eine identifizierbare lebende Person beziehen. Dazu zählen beispielsweise Name, Adresse, Geburtsdatum und Kontaktdaten. Aber auch subjektive Merkmale, mit denen sich Rückschlüsse auf deine Person bilden lassen. Zudem gibt es besonders sensible personenbezogene Daten wie die zur Gesundheit, Herkunft oder religiöser Überzeugung. Für diese Daten gelten noch strengere Vorschriften in Bezug auf Verarbeitung, Speicherung und Zugriff, um den Schutz deiner Person sicherzustellen.
Die DSGVO stärkt außerdem deine Rechte in Bezug auf Auskunft, Löschung oder Einschränkung der Verarbeitung deiner Daten.
Was bedeutet DSGVO für die Lohnabrechnung?
DSGVO wirkt sich auf sämtliche Prozesse aus, in denen personenbezogene Daten verarbeitet werden. Im Unternehmen ist dies vor allem die Entgeltabrechnung, da hier mit sensiblen Mitarbeiterdaten gearbeitet wird. Hier entstehen für dich umfangreiche Pflichten in Bezug auf Sicherheit, Transparenz und Zweckbindung der Datenverarbeitung.
Wie werden die Gehaltsabrechnungen deiner Mitarbeiter:innen bereitgestellt? Wenn diese digital zur Verfügung gestellt werden, muss gewährleistet sein, dass Unbefugte keinen Zugriff erhalten. Gleichzeitig steigen damit die Anforderungen an die technische und organisatorische Datensicherheit. Je nach Größe und Struktur deines Betriebs kann außerdem die Benennung einer verantwortlichen Person für den Datenschutz notwendig sein.
Deine Mitarbeiter:innen müssen klar darüber informiert werden, welche personenbezogenen Daten erhoben werden. Wieso die Daten erhoben werden und wie lange diese gespeichert werden. In vielen Fällen ist zudem eine ausdrückliche Einwilligung deiner Mitarbeiter:innen erforderlich. Darüber hinaus haben deine Beschäftigten das Recht, Auskunft über ihre gespeicherten Daten zu erhalten.
Worauf musst du bei der digitalen Entgeltabrechnung achten?
Bei digitalen Lohnabrechnungen spielt der Datenschutz eine zentrale Rolle, da vertrauliche Informationen wie das Gehalt, persönliche Merkmale oder Sozialversicherungsnummern verarbeitet werden. Es ist daher entscheidend, die Daten deiner Beschäftigten zu schützen und die gesetzlichen Anforderungen zu erfüllen.
Um die Datensicherheit zu gewährleisten, müssen die Abrechnungen vor unbefugten Änderungen geschützt sein. Zugriffsrechte sollten klar definiert sein, idealerweise durch ein mehrstufiges Berechtigungssystem im internen Netzwerk. Protokolldaten erhöhen die Nachvollziehbarkeit aller Vorgänge und sorgen für Transparenz bei der Datenverarbeitung.
Ein zentraler Punkt hierbei ist die Einwilligung deiner Mitarbeiter:innen. Vor der elektronischen Bereitstellung der Abrechnungen musst du die Zustimmung der Betroffenen einholen. Gleichzeitig ist es notwendig, die Beschäftigten über Art, Umfang und Zweck der Datenerhebung zu informieren. Zudem sollten deine Mitarbeiter:innen jederzeit die Möglichkeit haben, auf ihre personenbezogenen Informationen zuzugreifen.
Es sollten nur solche Informationen erhoben und gespeichert werden, die tatsächlich erforderlich sind. Ein durchdachtes Löschkonzept sorgt dafür, dass nicht mehr benötigte Daten regelmäßig entfernt werden. So wird sichergestellt, dass die Datenspeicherung stets den Anforderungen der Datenschutzbestimmungen entspricht.
Datenschutz sichern durch Payroll-Outsourcing?
Payroll-Outsourcing verbindet effiziente Prozesse mit hohen Datenschutzstandards und entlastet Unternehmen gleichzeitig spürbar im Arbeitsalltag. Durch die Auslagerung der Lohn- und Gehaltsabrechnung kannst du sicherstellen, dass sensible Daten rechtskonform verarbeitet werden. Digitale Lohnabrechnungssoftware sorgt dafür, dass gesetzliche Neuerungen automatisch berücksichtigt und Prozesse nachvollziehbar dokumentiert werden.
Die Zusammenarbeit basiert hierbei auf klar geregelten vertraglichen Grundlagen. Ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung definiert sowohl die Datenverarbeitung als auch die Datenspeicherung.
Neben der rechtlichen Sicherheit bietet Payroll-Outsourcing auch klare organisatorische Vorteile. Personalengpässe, Krankheitsausfälle oder Urlaubszeiten werden gewährleistet. So gewinnst du wertvolle Ressourcen und dein Unternehmen kann sich seinem Kernbereich widmen. Gleichzeitig profitierst du von höchsten Sicherheitsstandards, durch geschützte Serverstandorte und professionell betriebene IT-Infrastrukturen.
Darüber hinaus lassen sich viele weitere HR-Prozesse digital bündeln. Vom Bewerbermanagement bis hin zur digitalen Personalakte kann der gesamte Employee Life Cycle deiner Mitarbeiter:innen in einem System abgebildet werden. Das vereinfacht Abläufe und sorgt dafür, dass Datenschutz und Effizienz über alle Personalprozesse konsequent zusammengedacht werden.
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